Senior Mate

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Serwis Senior Mate (seniormate.pl)

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki korzystania z serwisu internetowego oraz aplikacji Senior Mate, dostępnych pod adresem seniormate.pl (dalej: „Serwis”), służących do zarządzania danymi mieszkańców, planami opieki, gospodarką lekową oraz zamówieniami w placówkach opiekuńczych.
  2. Usługodawcą i administratorem Serwisu jest: Kamil Głód, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kamil Głód, NIP: 5521697704, z siedzibą: Baczyn 214, 34-211 Budzów, adres e-mail do kontaktu: kontakt@seniormate.pl (dalej: „Usługodawca”).
  3. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:
    • Kliencie — rozumie się przez to podmiot prowadzący działalność w zakresie opieki nad osobami starszymi lub inną działalność opiekuńczą, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu i utworzył Konto;
    • Koncie — rozumie się przez to indywidualne konto Klienta oraz przypisanych mu Użytkowników w Serwisie;
    • Użytkowniku — rozumie się przez to osobę fizyczną upoważnioną przez Klienta do korzystania z Konta w jego imieniu (np. pracownika, opiekuna, personel medyczny Klienta);
    • Danych Podopiecznych — rozumie się przez to dane osobowe osób znajdujących się pod opieką Klienta (mieszkańców placówki), w tym dane szczególnych kategorii (np. dane dotyczące zdrowia, przyjmowanych leków) oraz numer PESEL, wprowadzane przez Klienta do Serwisu;
    • Usłudze — rozumie się przez to funkcjonalności udostępniane w ramach Serwisu, w szczególności moduł zarządzania podopiecznymi, moduł gospodarki lekowej (MAR) oraz moduł zamówień i magazynu.

§ 2. Rodzaj i zakres usług

  1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną usługę polegającą na udostępnieniu Klientowi Serwisu jako narzędzia do prowadzenia dokumentacji podopiecznych, planowania i rejestrowania podawania leków oraz zarządzania zamówieniami i stanami magazynowymi środków i leków.
  2. Serwis nie jest wyrobem medycznym ani systemem wspomagania decyzji klinicznych. Serwis stanowi wyłącznie narzędzie organizacyjno-ewidencyjne. Decyzje dotyczące opieki, dawkowania i podawania leków podejmuje wyłącznie personel Klienta, zgodnie z obowiązującymi go standardami zawodowymi i przepisami prawa.
  3. Aktualny zakres funkcjonalności Serwisu jest prezentowany na stronie seniormate.pl i może być rozszerzany. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania nowych funkcjonalności oraz wycofywania funkcjonalności, o czym poinformuje Klientów z odpowiednim wyprzedzeniem, chyba że zmiana wynika z przyczyn niezależnych od Usługodawcy (np. bezpieczeństwo).

§ 3. Etap testowy (beta) i odpłatność

  1. Serwis znajduje się obecnie w fazie wczesnych testów (wersja beta). Korzystanie z Serwisu jest w tym okresie nieodpłatne.
  2. Z uwagi na fazę testową Usługodawca zastrzega, że: Serwis może zawierać błędy, jego dostępność nie jest gwarantowana na poziomie usługi produkcyjnej, a funkcjonalności mogą ulegać zmianom bez zachowania pełnej ciągłości danych.
  3. Usługodawca zaleca, aby w fazie testowej Klient nie opierał na Serwisie krytycznych procesów opieki bez równoległego prowadzenia dokumentacji w dotychczasowej, sprawdzonej formie, oraz aby zachowywał własne kopie zapasowe wprowadzanych danych.
  4. O zamiarze wprowadzenia odpłatności za korzystanie z Serwisu lub jego poszczególnych funkcjonalności Usługodawca poinformuje Klientów z wyprzedzeniem nie krótszym niż 30 dni, wskazując cennik oraz zasady rozliczeń.

§ 4. Warunki techniczne i zawarcie umowy

  1. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet oraz aktualną przeglądarką internetową.
  2. Konto w Serwisie mogą zakładać wyłącznie podmioty prowadzące działalność gospodarczą lub inną zorganizowaną działalność w zakresie opieki nad osobami starszymi (Klienci będący przedsiębiorcami). Serwis nie jest przeznaczony do rejestracji przez konsumentów (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) na potrzeby prywatne.
  3. Umowa o korzystanie z Serwisu, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych określona w § 5, zostaje zawarta z chwilą skutecznej rejestracji Konta i zaznaczenia pola potwierdzającego akceptację niniejszego Regulaminu.
  4. Rejestrując Konto, Klient oświadcza, że jest uprawniony do zawarcia umowy w imieniu podmiotu, który reprezentuje, oraz że dysponuje wszelkimi zgodami i podstawami prawnymi wymaganymi do przekazania Usługodawcy do przetwarzania Danych Podopiecznych oraz danych Użytkowników.

§ 5. Dane osobowe oraz zasady powierzenia przetwarzania Danych Podopiecznych

  1. W zakresie danych osobowych Użytkowników Klienta (np. imię, nazwisko, adres e-mail służący do logowania) Usługodawca jest administratorem danych osobowych. Zasady przetwarzania tych danych określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem https://seniormate.pl/polityka-prywatnosci.
  2. W zakresie Danych Podopiecznych administratorem danych osobowych pozostaje Klient. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor), na udokumentowane polecenie Klienta i wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
  3. Klient jako administrator Danych Podopiecznych odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej do ich przetwarzania i przekazania Usługodawcy, w tym danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) oraz numeru PESEL, a także za realizację obowiązków informacyjnych wobec podopiecznych lub ich przedstawicieli ustawowych.
  4. Z chwilą rejestracji Konta i zaznaczenia pola potwierdzającego akceptację Regulaminu, pomiędzy Klientem (jako administratorem) a Usługodawcą (jako podmiotem przetwarzającym) zostaje zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Na treść tej umowy składają się postanowienia niniejszego paragrafu oraz Załączniki nr 1 i 2 do Regulaminu. Zawarcie tej umowy jest warunkiem wprowadzania przez Klienta do Serwisu jakichkolwiek rzeczywistych Danych Podopiecznych.
  5. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie Danych Podopiecznych (zdefiniowanych w § 1 ust. 3) w zakresie: przechowywania, organizowania, wyszukiwania, udostępniania w ramach Serwisu, aktualizacji i usuwania — w zakresie funkcjonalności Serwisu. Kategorie osób, których dane dotyczą: podopieczni (mieszkańcy) placówki Klienta oraz personel Klienta korzystający z Serwisu. Szczegółowy rodzaj danych oraz środki bezpieczeństwa opisuje Załącznik nr 1.
  6. Usługodawca (Procesor) zobowiązuje się:
    1. przetwarzać Dane Podopiecznych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w tym w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo polskie;
    2. zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
    3. wdrożyć środki techniczne i organizacyjne wskazane w Załączniku nr 1, zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych szczególnych kategorii;
    4. korzystać z podwykonawców (subprocesorów) wyłącznie zgodnie z ust. 7 poniżej;
    5. w miarę możliwości pomagać Klientowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
    6. niezwłocznie, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia, zgłaszać Klientowi wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych;
    7. po zakończeniu świadczenia Usługi, zgodnie z § 9, usunąć lub zwrócić Klientowi wszelkie Dane Podopiecznych oraz usunąć ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazują ich dalsze przechowywanie;
    8. udostępniać Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiać Klientowi lub audytorowi upoważnionemu przez Klienta przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.
  7. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z usług innych podmiotów przetwarzających (subprocesorów) wskazanych w Załączniku nr 2, w szczególności dostawców hostingu i infrastruktury IT. Usługodawca informuje Klienta o zamierzonych zmianach dotyczących subprocesorów z odpowiednim wyprzedzeniem, dając Klientowi możliwość wyrażenia sprzeciwu, oraz nakłada na subprocesora te same obowiązki ochrony danych, jakie zostały określone w niniejszym paragrafie.
  8. W przypadku przekształcenia formy prawnej, w jakiej Usługodawca prowadzi działalność (np. wniesienia przedsiębiorstwa do spółki prawa handlowego), prawa i obowiązki wynikające z niniejszego paragrafu przechodzą na podmiot będący następcą prawnym, o czym Klienci zostaną poinformowani z wyprzedzeniem.

§ 6. Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

  1. Klient zobowiązany jest do zachowania w poufności danych dostępowych do Konta oraz do niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.
  2. Klient ponosi odpowiedzialność za prawidłowość, aktualność i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Serwisu, w tym Danych Podopiecznych.
  3. Klient zobowiązuje się nie wykorzystywać Serwisu w sposób sprzeczny z prawem, w szczególności nie wprowadzać danych, do których przetwarzania nie posiada podstawy prawnej.

§ 7. Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Usługodawca dokłada należytej staranności w zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Serwisu, w szczególności stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do charakteru przetwarzanych danych.
  2. Z uwagi na fazę testową Serwisu, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klientów będących przedsiębiorcami z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi ogranicza się do szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje kliniczne, opiekuńcze lub dotyczące dawkowania i podawania leków podejmowane przez personel Klienta z wykorzystaniem informacji zawartych w Serwisie.

§ 8. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu Klient może zgłaszać na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 2.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania i informuje Klienta o wyniku rozpatrzenia reklamacji na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana lub inny wskazany przez Klienta.

§ 9. Rozwiązanie umowy

  1. Klient może w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Serwisu, zgłaszając ten fakt Usługodawcy oraz usuwając Konto.
  2. Usługodawca może zawiesić lub usunąć Konto Klienta w przypadku naruszenia przez niego postanowień Regulaminu lub przepisów prawa, w szczególności w zakresie zgodności z prawem przetwarzania Danych Podopiecznych.
  3. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca usuwa lub zwraca Klientowi Dane Podopiecznych zgodnie z warunkami określonymi w § 5 niniejszego Regulaminu.

§ 10. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany zakresu Usług, zmiany przepisów prawa lub zmiany formy prawnej prowadzonej działalności.
  2. O zmianie Regulaminu Klienci zostaną poinformowani drogą elektroniczną z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
  2. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów wynikających z Regulaminu jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14.08.2026.
  4. Zmiana Załączników nr 1 i 2 (kopie zapasowe, procedura reagowania na incydenty, nowy subprocesor) obowiązuje od dnia 21.10.2026.

Załącznik nr 1 — Środki techniczne i organizacyjne

  • Szyfrowanie transmisji danych (TLS/HTTPS) między przeglądarką a serwerem:wdrożone — cały ruch odbywa się przez HTTPS.
  • Szyfrowanie danych w spoczynku (baza danych): obecnie nie wdrożone (baza PostgreSQL uruchomiona w kontenerach Docker na serwerze VPS, bez szyfrowania na poziomie dysku ani kolumn). Planowane wdrożenie: szyfrowanie dysku na serwerze produkcyjnym. Kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane (zob. poniżej).
  • Kontrola dostępu oparta na rolach: obecnie nie wdrożona — każdy Użytkownik zalogowany na Konto Klienta ma dostęp do wszystkich danych w ramach tego Konta. Planowane wdrożenie zróżnicowanych poziomów dostępu (np. personel medyczny / personel administracyjny).
  • Rejestrowanie zdarzeń (logi dostępu i zmian w kartotekach podopiecznych): wdrożone — rejestrowane są zdarzenia na poziomie aplikacji/bazy danych, w tym informacja kto i kiedy dokonał zmiany.
  • Kopie zapasowe (częstotliwość, lokalizacja, testowanie odtwarzania):wdrożone — kopia zapasowa całej bazy danych wykonywana jest automatycznie raz na dobę oraz dodatkowo przed każdą aktualizacją Serwisu. Każda kopia jest szyfrowana jeszcze na serwerze produkcyjnym, a klucze umożliwiające jej odszyfrowanie przechowywane są wyłącznie poza tym serwerem. Kopie przechowywane są na serwerze produkcyjnym przez 30 dni oraz w odrębnej lokalizacji — w usłudze Backblaze B2 (centrum danych w Amsterdamie, EOG). Odtworzenie bazy danych z kopii zostało przetestowane, a test jest okresowo powtarzany.
  • Zarządzanie dostępem do danych produkcyjnych: dostęp administracyjny (SSH, baza danych) do środowiska produkcyjnego posiada wyłącznie Usługodawca (1 osoba); brak dodatkowych kont uprzywilejowanych.
  • Procedura reagowania na incydenty i zgłaszania naruszeń:wdrożona — spisana procedura określa sposób wykrywania, oceny i ograniczania skutków incydentów, terminy zgłoszeń (zgłoszenie naruszenia Klientowi niezwłocznie, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia) oraz prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych.
  • Lokalizacja serwerów: Europejski Obszar Gospodarczy — OVH, Polska (serwer produkcyjny); Backblaze, Holandia (zaszyfrowane kopie zapasowe).

Załącznik nr 2 — Lista subprocesorów

  • OVH (OVHcloud) — rola: hosting infrastruktury (serwer wirtualny VPS) — lokalizacja: Polska (EOG).
  • Backblaze, Inc. (usługa Backblaze B2) — rola: przechowywanie kopii zapasowych bazy danych; kopie przekazywane są wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, a subprocesor nie ma dostępu do kluczy umożliwiających ich odszyfrowanie — lokalizacja: Holandia, Amsterdam (EOG).